Behandling av personuppgifter inom AF Gruppen
I samband med vår verksamhet kommer AF Gruppen att behandla personuppgifter. Vi har åtagit oss att behandla personuppgifter på ett säkert och pålitligt sätt.
Syftet och bakgrunden till vår behandling av personuppgifter, vilka uppgifter som behandlas och vilka rättigheter de har vars personuppgifter behandlas beskrivs nedan.
All behandling av personuppgifter sker i enlighet med den gällande dataskyddslagstiftningen, inklusive personuppgiftslagen och dataskyddsförordningen (GDPR).
Om du har frågor eller vill veta mer om vår behandling av personuppgifter kontaktar du oss – se kontaktuppgifter nedan.
Behandlingsansvar
AF Gruppen består av ett antal företag med AF Gruppen ASA (org.-nummer: 938 702 675) som det ledande företaget i koncernen. Personuppgiftsansvarig för de personuppgifter vi behandlar är det enskilda företaget (juridisk person). AF Gruppen ASA har det yttersta ansvaret.
Du kan ha kommit till denna policy genom något av AF Gruppens bolag och kan då kontakta det bolaget. Du kan också alltid kontakta AF Gruppen centralt i samband med behandling av personuppgifter. Kontaktuppgifterna till AF Gruppen och alla koncernbolag är:
Adress: AF Gruppen Norge AS
Innspurten 15, 0663 Oslo
E-post: personvern@afgruppen.no
Telefon: 22 89 11 00
Kontaktperson för personuppgiftsansvar Karen Steien
Varför vi samlar vi in personuppgifter och vilken typ av information vi samlar in
Vi samlar in och använder dina personuppgifter för olika ändamål beroende på vem du är och hur vi kommer i kontakt med dig. Vi använder personuppgifterna nedan för de angivna ändamålen.
”Personuppgifter” avser all information som kan kopplas till en fysisk person (som kallas ”registrerad person”).
Med behandling avses allt som görs med personuppgifter, som insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning eller ändring, framtagning, läsning, användning, utlämning genom överföring, spridning eller tillhandahållande på annat sätt, justering eller sammanförande, begränsning, radering eller förstöring.
Kommunikation och kontakt
Vi behandlar personuppgifter om dem som kontaktar oss för att besvara och dokumentera kommunikationen och för att kontakta andra som inte omfattas av behandlingarna nedan i policyn.
Detta gäller alla former av kommunikation, fysiskt och digitalt, skriftligt och muntligt. I dessa fall behandlar vi ditt namn, telefonnummer, e-postadress och eventuella personuppgifter som kan följa av förfrågan, inklusive historik/loggar för förfrågan. Uppgifter som du lämnar till AF Gruppen när du fyller i formulär på denna webbplats, exempelvis namn och adress, är nödvändiga för att vi ska kunna hantera din förfrågan.
Behandlingen av uppgifter baseras på att vi har ett berättigat intresse av att behandla personuppgifter genom att vi måste ha kontakt med omvärlden som en del av vår verksamhet och för att dokumentera den verksamhet vi bedriver samt att svara dem som kontaktar oss och registrera sådana kontakter. Vi har gjort bedömningen att detta är nödvändigt för att vi ska kunna hantera de förfrågningar vi får och att de registrerade personernas integritet inte har företräde före dessa intressen. Det är frivilligt att förse oss med personuppgifter, men det är nödvändigt att förse oss med informationen för att vi ska kunna svara på förfrågningar. Vi behandlar informationen till dess att vi beräknar att det inte sker någon ytterligare uppföljning av kontakten – normalt under två år.
Marknadsföring och nyhetsbrev samt annan marknadsföring
Nyhetsbrev baseras på ditt samtycke eller att vi har en kundrelation med dig. Vi behandlar då personuppgifter relaterade till kontaktinformation. Vid annan marknadsföring behandlas personuppgifter på grundval av vårt berättigade intresse av att driva ett företag och få nya kunder, marknadsföra vår verksamhet etc. Vi behandlar dina personuppgifter så länge som det behövs, vilket kan vara tills du återkallar ditt samtycke eller kundrelationen upphör.
Tjänster
Vi behandlar kontaktuppgifter och köphistorik för att uppfylla ett avtal med dig, så att du kan använda våra tjänster, inklusive relaterade till köp av en bostad.
Uppgifterna behandlas på grundval av att avtalet med dig kan fullgöras och så länge som det är nödvändigt för att fullgöra avtalet, vid reklamationer och för redovisning. Vi kan också behandla personuppgifter som rör klagomål, reklamationer, inklusive krav. Informationen kommer därför att behandlas i cirka 5 år.
Behandlingen kommer också att ske på grundval av vårt intresse av att hantera vår relation med kunder, säkra och utveckla tjänster, tillvarata våra rättigheter etc. Vi behandlar uppgifterna baserat på vårt berättigade intresse av att behandla denna typ av uppgifter.
Vi behandlar uppgifter kopplade till administration av intresseformulär för projekt, visningar och åtgärdande av fel. De uppgifter som behandlas är kontaktuppgifter och annat kopplat till visningen, till exempel bostäder som man har visat intresse för eller vad som behöver åtgärdas. Uppgifterna behandlas för att fullgöra ett avtal med dig, till exempel för att du ska kunna få information om bostäder och att fel kan åtgärdas. Dessa uppgifter kan också behandlas för att ge riktad information och för marknadsföring av erbjudanden. I samband med visningar kan också nämnda uppgifter ligga till grund för marknads- och kundanalyser, marknadsundersökningar och statistik. Denna behandling sker på grundval av vårt berättigade intresse av att anpassa verksamheten till våra kunder.
Befintliga och potentiella kunder, leverantörer och samarbetspartners etc.
Vi behandlar personuppgifter om kontaktpersoner hos befintliga och potentiella kunder (i affärsrelationer), leverantörer och andra samarbetspartners för att administrera vår relation med leverantörer och andra, förbereda, genomföra och dokumentera tjänster samt utvärdera användningen av tjänster. I dessa fall behandlar vi namn, kontaktuppgifter, företagsnamn och uppgifter som är kopplade till kontakten med det företag där han eller hon arbetar.
Behandlingen av personuppgifter baseras på vårt berättigade intresse av att administrera relationen med våra kunder, partners och leverantörer.
Vi lagrar och lämnar också ut uppgifter där vi har en rättslig skyldighet att göra det, till exempel enligt redovisnings- och skattelagstiftningen. Vi kan lagra uppgifter så länge vi tror att den kan behövas, till exempel för att dokumentera frågor om tjänster.
I många fall måste vi få personuppgifter för att kunna ingå avtal med kunder och leverantörer, bland annat för att dokumentera att ett avtal har ingåtts. Om vi inte får de uppgifter vi behöver kommer vi inte att kunna ingå avtal.
Det är frivilligt för kontaktpersonerna att förse oss med personuppgifter. Om vi samlar in personuppgifter från andra kommer det främst att gälla kontaktuppgifter (inklusive namn, adress, telefonnummer och e-postadress), befattning, funktion och arbetsgivare samt eventuell kompetens och referenser där det är relevant. Källan till sådana uppgifter kan vara kontaktpersonens arbetsgivare, till exempel från arbetsgivarens webbplats. I vissa fall samlar vi in referenser från andra för att bedöma leverantörers och samarbetspartnerns lämplighet.
Vi lagrar uppgifterna tills relationen med kunden, leverantören eller samarbetspartnern upphör eller tills kontaktpersonen upphör att vara kontaktperson, med de undantag som nämns ovan.
Rekrytering
Vid rekrytering till nya tjänster behandlas bland annat CV, ansökan, intyg och referenser. Behandling av personuppgifter sker på grundval av samtycke som du har gett om behandlingen sker genom t.ex. rekryteringslösning eller på grundval av vårt berättigade intresse av att rekrytera nya medarbetare. I det sistnämnda fallet har vi gjort bedömningen att det ligger i vårt berättigade intresse av att rekrytera nya medarbetare och att de registrerade personernas integritet inte har företräde före dessa intressen.
Cookies
För att få information om användningen av våra webbplatser använder vi informationskapslar (cookies). Du kan läsa mer om cookies och vilka cookies vi använder i avsnittet nedan. Vi behandlar personuppgifter på grundval av en intresseavvägning. Vi gör detta för att anpassa webbplatsen för våra användare. Vi upprätthåller dock din integritet genom att vi endast använder informationen i statistiksyfte. I denna statistik är det inte möjligt att identifiera dig som individ.
Säker behandling
Säkerhetsprocedurer har införts för att skydda dina personuppgifter mot oavsiktlig åtkomst och användning.
Vi prioriterar säkerheten för personuppgifter i vår verksamhet och vidtar alla nödvändiga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dina personuppgifter. All behandling krypteras om möjligt och är inte tillgänglig för någon annan än dem som behöver personuppgifter i sitt arbete.
Vi behandlar informationen så att den är korrekt, tillgänglig och hanteras utifrån informationens känslighet. Vi använder också en mängd olika säkerhetstekniker och procedurer för informationssäkerhet för att skydda dina personuppgifter från obehörig åtkomst, användning eller vidarebefordran. Vid behov görs riskbedömningar.
Vi har ingått avtal om personuppgiftsbiträde med alla våra leverantörer som behandlar personuppgifter, där de åtar sig att ha samma säkerhetsnivå som vi har när vi behandlar personuppgifterna.
Vi begränsar tillgången till dina personuppgifter till den personal eller de tredje parter som ska behandla uppgifterna för vår räkning. Dessa parter omfattas av strikta sekretesskrav och vi kan utöva sanktioner eller säga upp avtalet om dessa krav inte uppfylls.
Rutiner har fastställts för hantering av överträdelser av informationssäkerheten och rutiner (personuppgiftsincident) och om det sker överträdelser som medför en risk för skyddet av de aktuella personuppgifterna kommer vi att skicka ett meddelande om avvikelse till Datatilsynet så snart som möjligt och senast 72 timmar efter att överträdelsen upptäcktes. Om överträdelsen med hög sannolikhet hotar integriteten för dem som överträdelsen gäller kommer vi även att meddela dem.
Lagringstid
Vi lagrar dina personuppgifter hos oss så länge som behövs för det syfte för vilket personuppgifterna ursprungligen samlades in och raderar uppgifterna i enlighet med krav i regelverket. Hur länge vi behandlar de olika typer av data vi hanterar beskrivs ovan där de enskilda behandlingarna nämns.
Det innebär till exempel att personuppgifter som vi behandlar på grundval av ditt samtycke raderas om du återkallar ditt samtycke. Personuppgifter som vi behandlar för att fullgöra ett avtal med dig raderas när avtalet är fullgjort och alla skyldigheter som följer av avtalsförhållandet är fullgjorda, t.ex. rättsliga skyldigheter som rör redovisning, uppföljning av kundrelationen relaterad till reklamation, etc.
Istället för att radera personuppgifterna kan det i vissa fall vara aktuellt att anonymisera personuppgifterna. Anonymisering innebär att alla identifierande eller potentiellt identifierande kännetecken tas bort från de dataset som sparas.
Överföring eller utlämnande av personuppgifter till andra
Vi vidarebefordrar inte dina personuppgifter till andra i andra fall än de som nämns i denna policy och bara om det finns en rättslig grund för en sådan utlämning. Exempel på en sådan grundval är normalt ett avtal med eller samtycke från den registrerade personen eller en rättslig grund som kräver att vi lämnar ut informationen. Det senare gäller offentlig verksamhet som inkrävande av skatt (vid behov), revisorer samt andra som vi behöver i vår verksamhet som bankkontakt.
Vi använder personuppgiftsbiträden för att samla in, lagra eller på annat sätt behandla personuppgifter för vår räkning. I dessa fall har vi ingått avtal för att skydda informationssäkerheten i alla led av behandlingen.
Om det krävs enligt lag eller om det finns misstanke om att ett brott har begåtts i samband med användningen av våra tjänster kan personuppgifter som vi har lagrat om dig lämnas ut till myndigheter.
Om personuppgifter kan komma att överlämnas till en annan organisation i samband med en fusions-, finansierings-, rekonstruktions- eller upplösningstransaktion för hela eller delar av företaget kommer vi endast att göra det om de berörda parterna har ingått ett avtal där insamlingen, användningen och delningen av personuppgifterna är begränsad till syftena med transaktionen, inklusive en bestämmelse om huruvida transaktionen ska fullföljas eller inte och personuppgifterna får endast användas av de berörda parterna för att genomföra och slutföra transaktionen. Om ett annat företag köper upp oss eller vår verksamhet eller våra tillgångar kommer det företaget att ha tillgång till de personuppgifter som samlats in av oss och kommer att åta sig de rättigheter och skyldigheter avseende dina personuppgifter som beskrivs i denna integritetspolicy.
Överföring av personuppgifter till mottagare utanför EES
Vårt mål är att all behandling av personuppgifter ska ske inom EES, men vi kan använda leverantörer eller behandla personuppgifter utanför EES. I dessa fall kommer överföring och behandling utanför EES att ske i länder som godkänts av EU-kommissionen eller ske i enlighet med en giltig rättslig grund för överföring av personuppgifter. Om överföring sker till land som inte godkänts av EU-kommissionen kommer överföring endast att ske i enlighet med de garantier som anges i dataskyddsförordningen. Vill du veta vilken grund som har använts för överföring kan du kontakta oss
Dina rättigheter när vi behandlar personuppgifter om dig
Nedan beskrivs dina rättigheter som registrerad person. Om du vill utöva dina rättigheter ska du kontakta oss, se kontaktuppgifter ovan.
Vi kommer att svara på din förfrågan till oss så snart som möjligt och senast inom 30 dagar. Om det tar längre tid än 30 dagar meddelas du.
Vi kommer att be dig bekräfta din identitet eller lämna ytterligare information innan vi låter dig utöva dina rättigheter gentemot oss. Det gör vi för att säkerställa att vi endast ger dig tillgång till dina personuppgifter – och inte till någon som utger sig för att vara dig.
Information
Du har rätt att få information om de personuppgifter vi behandlar om dig. Genom denna policy informerar vi dig om vår behandling av personuppgifter. Du kan också kontakta oss om du vill ha mer information.
Insyn
Du har rätt att kräva insyn i de personuppgifter som behandlas om dig.
Ändring och radering
Du kan också be oss att rätta felaktiga uppgifter vi har om dig eller be oss att radera personuppgifter. Vi kommer att i största möjliga utsträckning tillmötesgå en begäran om att radera personuppgifter, men vi kan inte göra det om vi fortfarande har behov av uppgifterna.
Behandling på grundval av samtycke
Om vi behandlar personuppgifter på grundval av ditt samtycke kan du när som helst återkalla ditt samtycke. Det enklaste sättet att göra det är att använda det sätt som du informerades om när du gav ditt samtycke eller genom att kontakta oss.
Rätt att begränsa eller invända mot behandlingen
Du har rätt att i vissa fall begära att behandlingen begränsas, se artikel 33 i dataskyddsförordningen.
Andra rättigheter
När det gäller uppgifter som du har lämnat till oss och som är nödvändiga för att genomföra ett avtal med oss och som behandlas automatiskt (dvs. inte manuellt av oss) kan du begära att få dina personuppgifter utlämnade eller överförda till en annan leverantör i ett strukturerat, allmänt använt, maskinläsbart format (dataportabilitet).
Inga automatiserade beslut kommer att fattas baserat på dina personuppgifter.
Klagomål
Om du anser att vår behandling av personuppgifterna inte överensstämmer med det vi har beskrivit här, eller om vi på annat sätt bryter mot dataskyddslagstiftningen, kan du kontakta Datatilsynet. Se information på Datatilsynets webbplats: www.datatilsynet.no.
Du kan när som helst återkalla ditt samtycke om behandling av personuppgifter hos oss, antingen på vår webbplats eller via e-post.
Ändringar
Vid ändringar av våra tjänster eller i dataskyddslagstiftningen kommer vi, om vi har dina kontaktuppgifter, att informera dig om detta. Den senaste informationen finns alltid lätt tillgänglig på vår webbplats.
Cookies
När du använder vår webbplats kan viss information lagras på din dator i form av en informationskapsel som ofta kallas en ”cookie”. En cookie är en liten textfil som överförs från webbplatsen till din hårddisk eller webbläsare. Den ger oss information om när och hur länge du var inne på vår webbplats, vilka sidor du läste samt vilken webbplats du besökte innan du kom till vår webbplats. Vi kan också se vilken internetleverantör och vilken webbläsare du använder och om du besöker vår webbplats med hjälp av dator, mobiltelefon eller surfplatta. Vi använder den här informationen för att anpassa innehållet så att det bättre motsvarar dina förväntningar och för att se hur vi kan förbättra vårt informationsutbud på afgruppen.no. Cookies kan också användas för att göra annonser och annat innehåll mer relevant.
I vissa webbläsare kan du ändra inställningarna så att du inte får cookies eller får ett meddelande när det händer. Om du inte vill att din webbläsare ska ta emot cookies ska du använda hjälpfunktionen i din webbläsare för att läsa hur du ändrar de här inställningarna. Observera dock att du då kanske inte kan utnyttja webbplatsens funktionalitet fullt ut.
Statistik
Den här webbplatsen använder Google Analytics, en nätanalystjänst som tillhandahålls av Google, Inc. (”Google”). Google Analytics använder ”cookies” för att analysera hur besökarna använder webbplatsen. Informationen som genereras av cookien genom din användning av webbplatsen (inklusive din IP-adress) kommer att vidarebefordras till och lagras av Google på servrar i USA. Google använder informationen för att analysera din användning av webbplatsen och tar fram rapporter till ägaren av webbplatsen om aktiviteter på sidan och för att kunna erbjuda andra tjänster relaterade till aktiviteter på webbplatsen och användningen av internet.
Google kopplar inte din IP-adress till andra data som Google har. Du kan tacka nej till att använda cookies genom att välja vissa inställningar i din webbläsare.
